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Archives-Project Servizi offerti |
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SERVIZI OFFERTI DA ARCHIVES-PROJECT
- Allestimento di mostre con materiale archivistico
- Assistenza tecnica
- Attività formativa
- Censimento
- Collaborazione archivistica alla realizzazione di un sistema informatico
- Collaudo
- Condizionamento
- Consulenza archiveconomica
- Consulenza redazionale
- Coordinamento delle operazioni di trasloco
- Direzione scientifica
- Edizione critica
- Elenco
- Guida settoriale
- Guida tematica
- Guida topografica
- Indice
- Inventario
- Massimario di scarto e conservazione
- Operazioni di spolveratura di materiale archivistico
- Organizzazione del servizio di protocollo e dell'archivio corrente (records management)
- Perizia di stima
- Progetto
- Regesto
- Restauro: incombenze dell'archivista
- Ricerca archivistica tematica
- Riordinamento
- Sicurezza in archivio
- Selezione e scarto
- Studio di fattibilità
- Titolario di classificazione
- Trascrizione
- Utilizzo di supporto informatico (data entry)
[Sintesi tratta dal sito della A.N.A.I., Associazione Nazionale Archivistica Italiana, www.anai.org]
Allestimento di mostre con materiale archivistico
Vengono fornite indicazioni concrete per l'allestimento di una mostra come pure di una semplice esposizione con materiale d'archivio, al fine di promuovere e valorizzare il patrimonio documentario di un ente, un organismo, un privato.
Vengono fornite indicazioni concrete per l'allestimento di una mostra come pure di una semplice esposizione con materiale d'archivio, al fine di promuovere e valorizzare il patrimonio documentario di un ente, un organismo, un privato.
Assistenza tecnica
Con il termine assistenza tecnica si intende l'opera svolta da un archivista presso un committente, sia esso un privato, un ente o un consorzio di enti, che necessità di una persona qualificata per gestire in modo corretto il proprio archivio.
Questo tipo di lavoro si configura come la logica continuazione di un intervento di riordinamento, inventariazione e selezione del materiale archivistico: l'ente produttore, non avendo fra i propri impiegati personale qualificato e non volendo assumersi l'onere finanziario di un dipendente a tempo pieno, può decidere di ricorrere periodicamente alle prestazioni di un professionista, che gli assicura il mantenimento dell'ordine archivistico, il periodico passaggio del materiale dall'archivio corrente a quello di deposito e da quello di deposito alla sezione separata, l'esecuzione periodica della selezione e dello scarto, l'assistenza ai consultatori interni ed esterni.
Con il termine assistenza tecnica si intende l'opera svolta da un archivista presso un committente, sia esso un privato, un ente o un consorzio di enti, che necessità di una persona qualificata per gestire in modo corretto il proprio archivio.
Questo tipo di lavoro si configura come la logica continuazione di un intervento di riordinamento, inventariazione e selezione del materiale archivistico: l'ente produttore, non avendo fra i propri impiegati personale qualificato e non volendo assumersi l'onere finanziario di un dipendente a tempo pieno, può decidere di ricorrere periodicamente alle prestazioni di un professionista, che gli assicura il mantenimento dell'ordine archivistico, il periodico passaggio del materiale dall'archivio corrente a quello di deposito e da quello di deposito alla sezione separata, l'esecuzione periodica della selezione e dello scarto, l'assistenza ai consultatori interni ed esterni.
Attività formativa
Con il termine attività formativa si intende l'opera di formazione, addestramento, aggiornamento di personale impiegato nella gestione di archivi, siano essi correnti, di deposito o storici oppure di persone che intendono dedicarsi al lavoro di archivista.
Può configurarsi come lezione frontale (ex cathedra), seminario, esercitazione pratica, guida di stages, coordinamento di dibattiti.
L'archivista deve concordare con il committente la materia di insegnamento, i rapporti con gli altri docenti, l'obiettivo formativo comune e specifico, le strumentazioni didattiche necessarie, il monte ore, l'orario.
Resta a discrezione dell'archivista docente la scelta dei metodi didattici, nel pieno rispetto della libertà di insegnamento sancita dalla Costituzione.
Con il termine attività formativa si intende l'opera di formazione, addestramento, aggiornamento di personale impiegato nella gestione di archivi, siano essi correnti, di deposito o storici oppure di persone che intendono dedicarsi al lavoro di archivista.
Può configurarsi come lezione frontale (ex cathedra), seminario, esercitazione pratica, guida di stages, coordinamento di dibattiti.
L'archivista deve concordare con il committente la materia di insegnamento, i rapporti con gli altri docenti, l'obiettivo formativo comune e specifico, le strumentazioni didattiche necessarie, il monte ore, l'orario.
Resta a discrezione dell'archivista docente la scelta dei metodi didattici, nel pieno rispetto della libertà di insegnamento sancita dalla Costituzione.
Censimento
Con il termine censimento si intende il mezzo di corredo archivistico che elenca tutti gli archivi di un certo tipo esistenti in un territorio determinato: può essere destinato alla stampa, ma più spesso è solo uno strumento di lavoro intermedio, in preparazione della guida, che può essere predisposto su supporto cartaceo o informatico.
Anche se è strumento di lavoro essenziale per l'attività di vigilanza delle Sovrintendenze archivistiche e quindi è stato di solito realizzato dall'amministrazione archivistica, non è escluso che esso venga richiesto anche da Province o Comuni per esercitare le funzioni ad essi assegnate dalla legge 8 giugno 1990, n. 142 "Ordinamento delle autonomie locali": art. 14 comma c) per le province e art. 19 comma c) per i comuni.
In certi casi l'archivista viene chiamato a svolgere un ruolo di organizzazione dell'intera rilevazione in tutti i suoi dettagli scientifici e redazionali, che comprendono la definizione del campo di indagine, di solito concordato con il committente, il piano di rilevazione, la raccolta e la rielaborazione dei dati, talvolta rilevati da collaboratori, la preparazione del testo scritto, la cura della pubblicazione a stampa. Si tratta quindi di un lavoro, diverso nella sostanza, ma per molti versi affine a quello della guida settoriale, alla quale si rinvia, per la definizione del compenso e per le precisazioni in merito alla tutela dei diritti d'autore del coordinatore e dei singoli collaboratori.
In altri casi l'archivista viene chiamato a collaborare in forma coordinata a un progetto già elaborato da altre persone, che se ne assumono la responsabilità scientifica: il singolo collaboratore deve comunque veder riconosciuta la paternità intellettuale delle sue schede.
Con il termine censimento si intende il mezzo di corredo archivistico che elenca tutti gli archivi di un certo tipo esistenti in un territorio determinato: può essere destinato alla stampa, ma più spesso è solo uno strumento di lavoro intermedio, in preparazione della guida, che può essere predisposto su supporto cartaceo o informatico.
Anche se è strumento di lavoro essenziale per l'attività di vigilanza delle Sovrintendenze archivistiche e quindi è stato di solito realizzato dall'amministrazione archivistica, non è escluso che esso venga richiesto anche da Province o Comuni per esercitare le funzioni ad essi assegnate dalla legge 8 giugno 1990, n. 142 "Ordinamento delle autonomie locali": art. 14 comma c) per le province e art. 19 comma c) per i comuni.
In certi casi l'archivista viene chiamato a svolgere un ruolo di organizzazione dell'intera rilevazione in tutti i suoi dettagli scientifici e redazionali, che comprendono la definizione del campo di indagine, di solito concordato con il committente, il piano di rilevazione, la raccolta e la rielaborazione dei dati, talvolta rilevati da collaboratori, la preparazione del testo scritto, la cura della pubblicazione a stampa. Si tratta quindi di un lavoro, diverso nella sostanza, ma per molti versi affine a quello della guida settoriale, alla quale si rinvia, per la definizione del compenso e per le precisazioni in merito alla tutela dei diritti d'autore del coordinatore e dei singoli collaboratori.
In altri casi l'archivista viene chiamato a collaborare in forma coordinata a un progetto già elaborato da altre persone, che se ne assumono la responsabilità scientifica: il singolo collaboratore deve comunque veder riconosciuta la paternità intellettuale delle sue schede.
Collaborazione archivistica alla realizzazione di un sistema informatico
Con l'espressione collaborazione archivistica alla realizzazione di un sistema informatico si intende l'opera che l'archivista presta nell'ambito di un'équipe di specialisti per definire gli elementi e le esigenze dell'archivistica in merito alla realizzazione di un sistema informatico, che può servire sia per costituire un archivio su supporto informatico sia per realizzare mezzi di corredo archivistici su supporto informatico.
Rientra però in questa tipologia anche la configurazione di programmi già in commercio effettuata dall'archivista per eseguire altri lavori archivistici.
L'archivista è, al pari dell'informatico, responsabile dell'opera prodotta e ne ha la proprietà intellettuale, che gli deve venir riconosciuta esplicitamente nella diffusione dell'applicativo. La proprietà intellettuale si estende per legge anche ai prodotti informatici ed è garantita dalla normativa in vigore.
Si specifica che tale forma di collaborazione, che si concretizza in sostanza in un'elaborazione di nuovi supporti informatici, è differente dall'utilizzo di strumenti informatici già elaborati da altri per realizzare, ad esempio, una banca dati o per avviare un servizio di protocollazione informatica.
L'archivista crea insieme ad altri professionisti o da solo un pacchetto informatico, che può poi essere venduto sul mercato come un qualsiasi altro prodotto o ceduto con modalità affini a quanto previsto per il diritto di autore sulle opere d'ingegno. La sua collaborazione si concretizza in proposte, di norma scritte, discussioni, riunioni, correzione e verifica delle proposte informatiche, test di prova del prodotto.
Con l'espressione collaborazione archivistica alla realizzazione di un sistema informatico si intende l'opera che l'archivista presta nell'ambito di un'équipe di specialisti per definire gli elementi e le esigenze dell'archivistica in merito alla realizzazione di un sistema informatico, che può servire sia per costituire un archivio su supporto informatico sia per realizzare mezzi di corredo archivistici su supporto informatico.
Rientra però in questa tipologia anche la configurazione di programmi già in commercio effettuata dall'archivista per eseguire altri lavori archivistici.
L'archivista è, al pari dell'informatico, responsabile dell'opera prodotta e ne ha la proprietà intellettuale, che gli deve venir riconosciuta esplicitamente nella diffusione dell'applicativo. La proprietà intellettuale si estende per legge anche ai prodotti informatici ed è garantita dalla normativa in vigore.
Si specifica che tale forma di collaborazione, che si concretizza in sostanza in un'elaborazione di nuovi supporti informatici, è differente dall'utilizzo di strumenti informatici già elaborati da altri per realizzare, ad esempio, una banca dati o per avviare un servizio di protocollazione informatica.
L'archivista crea insieme ad altri professionisti o da solo un pacchetto informatico, che può poi essere venduto sul mercato come un qualsiasi altro prodotto o ceduto con modalità affini a quanto previsto per il diritto di autore sulle opere d'ingegno. La sua collaborazione si concretizza in proposte, di norma scritte, discussioni, riunioni, correzione e verifica delle proposte informatiche, test di prova del prodotto.
Collaudo
Con il termine collaudo si intende il giudizio che l'archivista è chiamato ad esprimere in merito a un lavoro archivistico compiuto da altri, quindi la valutazione, in termini di approvazione o rigetto, di tale lavoro.
Resta inteso che chi effettua il collaudo deve essere persona diversa dal progettista e dall'esecutore del lavoro.
L'opera dell'archivista si concretizza in un'articolata relazione nella quale si analizza il lavoro da collaudare, ponendo in risalto gli obiettivi che il lavoro si era proposto, i metodi usati, la congruenza dei risultati con i propositi o le richieste del committente, e infine si esprime un giudizio scientifico sul lavoro stesso.
Con il termine collaudo si intende il giudizio che l'archivista è chiamato ad esprimere in merito a un lavoro archivistico compiuto da altri, quindi la valutazione, in termini di approvazione o rigetto, di tale lavoro.
Resta inteso che chi effettua il collaudo deve essere persona diversa dal progettista e dall'esecutore del lavoro.
L'opera dell'archivista si concretizza in un'articolata relazione nella quale si analizza il lavoro da collaudare, ponendo in risalto gli obiettivi che il lavoro si era proposto, i metodi usati, la congruenza dei risultati con i propositi o le richieste del committente, e infine si esprime un giudizio scientifico sul lavoro stesso.
Condizionamento
Con il termine condizionamento si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la cartellinatura, cioè l'apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo.
Il materiale per effettuare tali operazioni (buste, cassette, etichette, colle, legacci, etc.), scelto dall'archivista attenendosi agli standard qualitativi stabiliti dalla legge o suggeriti da appositi istituti preposti alla conservazione e al restauro, deve essere fornito dal committente.
L'archivista è tenuto a scrivere il numero del pezzo sulle etichette.
Con il termine condizionamento si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la cartellinatura, cioè l'apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo.
Il materiale per effettuare tali operazioni (buste, cassette, etichette, colle, legacci, etc.), scelto dall'archivista attenendosi agli standard qualitativi stabiliti dalla legge o suggeriti da appositi istituti preposti alla conservazione e al restauro, deve essere fornito dal committente.
L'archivista è tenuto a scrivere il numero del pezzo sulle etichette.
Consulenza archiveconomica
Con il termine consulenza archiveconomica si intende l'opera di supporto specialistico dell'archivista alla realizzazione, restauro e messa a norma di locali destinati a depositi d'archivio e a sedi di consultazione, sia per problemi di ordine più strettamente archivistico sia per questioni di natura normativa.
La consulenza si concretizza nella stesura di una relazione dettagliata sugli interventi suggeriti e in sopralluoghi di verifica delle soluzioni prospettate e di assistenza in loco in caso di sopraggiunte variazioni in corso d'opera.
Con il termine consulenza archiveconomica si intende l'opera di supporto specialistico dell'archivista alla realizzazione, restauro e messa a norma di locali destinati a depositi d'archivio e a sedi di consultazione, sia per problemi di ordine più strettamente archivistico sia per questioni di natura normativa.
La consulenza si concretizza nella stesura di una relazione dettagliata sugli interventi suggeriti e in sopralluoghi di verifica delle soluzioni prospettate e di assistenza in loco in caso di sopraggiunte variazioni in corso d'opera.
Consulenza redazionale
Con il termine consulenza redazionale si intende il lavoro di revisione critica e di scelte editoriali (scelta dei corpi e dei caratteri, impaginazione, impostazione grafica, etc.) che l'archivista compie su un'opera di autore diverso da sé destinata alla stampa.
La consulenza può essere richiesta dall'editore oppure dall'autore e può richiedere, a seconda dei casi, il contratto scritto, a discrezione dell'archivista.
Si concretizza in interventi di correzione, integrazione, suggerimento editoriale apposti direttamente sul testo secondo le convenzioni in uso nel mondo tipografico.
Con il termine consulenza redazionale si intende il lavoro di revisione critica e di scelte editoriali (scelta dei corpi e dei caratteri, impaginazione, impostazione grafica, etc.) che l'archivista compie su un'opera di autore diverso da sé destinata alla stampa.
La consulenza può essere richiesta dall'editore oppure dall'autore e può richiedere, a seconda dei casi, il contratto scritto, a discrezione dell'archivista.
Si concretizza in interventi di correzione, integrazione, suggerimento editoriale apposti direttamente sul testo secondo le convenzioni in uso nel mondo tipografico.
Coordinamento delle operazioni di trasloco
Con il termine coordinamento delle operazioni di trasloco si intende le attività di natura archivistica connesse allo spostamento di un archivio da una sede di conservazione ad un'altra.
L'opera dell'archivista si concretizza nel rilievo del materiale esistente nella sede di partenza, nella programmazione della sistemazione nella sede di destinazione e nell'assistenza alle operazioni di facchinaggio.
Resta inteso che il materiale da traslocare deve essere già ordinato; in caso contrario, bisogna prevedere anche un intervento di riordinamento, sia pure sommario, voce alla quale si rinvia.
Con il termine coordinamento delle operazioni di trasloco si intende le attività di natura archivistica connesse allo spostamento di un archivio da una sede di conservazione ad un'altra.
L'opera dell'archivista si concretizza nel rilievo del materiale esistente nella sede di partenza, nella programmazione della sistemazione nella sede di destinazione e nell'assistenza alle operazioni di facchinaggio.
Resta inteso che il materiale da traslocare deve essere già ordinato; in caso contrario, bisogna prevedere anche un intervento di riordinamento, sia pure sommario, voce alla quale si rinvia.
Direzione scientifica
Con il termine direzione scientifica si intende l'opera svolta dall'archivista per coordinare e revisionare il lavoro scientifico di altri archivisti impegnati in un progetto comune oppure per dirigere il lavoro accessorio di altre professionalità (restauratori, fotografi, etc.).
Nel contratto scritto vanno specificati il titolo del progetto, i nomi delle persone coinvolte, gli obiettivi, i tempi di realizzazione, i compiti affidati al direttore scientifico in rapporto al progetto stesso.
Spetta al direttore scientifico e non al committente decidere la ripartizione dei carichi e delle responsabilità di lavoro all'interno del gruppo, in quanto il direttore scientifico assume nei confronti del committente la responsabilità di fornire un prodotto di qualità.
Con il termine direzione scientifica si intende l'opera svolta dall'archivista per coordinare e revisionare il lavoro scientifico di altri archivisti impegnati in un progetto comune oppure per dirigere il lavoro accessorio di altre professionalità (restauratori, fotografi, etc.).
Nel contratto scritto vanno specificati il titolo del progetto, i nomi delle persone coinvolte, gli obiettivi, i tempi di realizzazione, i compiti affidati al direttore scientifico in rapporto al progetto stesso.
Spetta al direttore scientifico e non al committente decidere la ripartizione dei carichi e delle responsabilità di lavoro all'interno del gruppo, in quanto il direttore scientifico assume nei confronti del committente la responsabilità di fornire un prodotto di qualità.
Edizione critica
Con il termine edizione critica si intende la fornitura di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da note testuali, note storiche, indici, introduzione con apparato bibliografico e destinato alla stampa.
L'archivista si configura come responsabile scientifico dell'opera e ne ha la piena proprietà intellettuale: il suo nome deve quindi comparire sull'opera a stampa introdotto dalla formula, ormai consueta, "a cura di . . ".
Vale pertanto quanto previsto per i diritti d'autore, per la cui cessione bisogna inserire nel contratto una clausola esplicita, sulla quale deciderà il singolo archivista.
Di solito, si prevedono due possibilità: 1. la cessione in blocco dietro esborso una tantum di una somma; 2. la cessione dietro corresponsione dei diritti d'autore, calcolati in misura percentuale sulle vendite.
Nel contratto scritto va inserita anche una clausola circa i tempi di pubblicazione del testo per garantire l'archivista contro la mancata o tardiva uscita a stampa dell'opera.
Il testo viene fornito su supporto cartaceo e informatico (in formato testo, da concordare volta per volta).
Il lavoro viene effettuato o sull'originale, segnalato dal committente o su idonea riproduzione fornita dal committente.
La ricerca di testimoni per la realizzazione dell'edizione, se effettuata dall'archivista, viene ricompensata a parte in forme da concordare (si veda la voce "Ricerca archivistica tematica").
Sia per l'esecuzione dell'edizione su originale nel luogo ove è conservato, sia in caso di trasferte per la ricerca di testimoni, le spese di viaggio e di soggiorno dell'archivista nelle sedi di conservazione devono essere documentate e sono rimborsate dal committente, che, in casi di un certo impegno finanziario, è tenuto a fornire anticipi ragionevoli (biglietto ferroviario o aereo, spese alberghiere preventivamente concordate).
Con il termine edizione critica si intende la fornitura di un testo criticamente vagliato sulla base di uno o più testimoni, corredato da note testuali, note storiche, indici, introduzione con apparato bibliografico e destinato alla stampa.
L'archivista si configura come responsabile scientifico dell'opera e ne ha la piena proprietà intellettuale: il suo nome deve quindi comparire sull'opera a stampa introdotto dalla formula, ormai consueta, "a cura di . . ".
Vale pertanto quanto previsto per i diritti d'autore, per la cui cessione bisogna inserire nel contratto una clausola esplicita, sulla quale deciderà il singolo archivista.
Di solito, si prevedono due possibilità: 1. la cessione in blocco dietro esborso una tantum di una somma; 2. la cessione dietro corresponsione dei diritti d'autore, calcolati in misura percentuale sulle vendite.
Nel contratto scritto va inserita anche una clausola circa i tempi di pubblicazione del testo per garantire l'archivista contro la mancata o tardiva uscita a stampa dell'opera.
Il testo viene fornito su supporto cartaceo e informatico (in formato testo, da concordare volta per volta).
Il lavoro viene effettuato o sull'originale, segnalato dal committente o su idonea riproduzione fornita dal committente.
La ricerca di testimoni per la realizzazione dell'edizione, se effettuata dall'archivista, viene ricompensata a parte in forme da concordare (si veda la voce "Ricerca archivistica tematica").
Sia per l'esecuzione dell'edizione su originale nel luogo ove è conservato, sia in caso di trasferte per la ricerca di testimoni, le spese di viaggio e di soggiorno dell'archivista nelle sedi di conservazione devono essere documentate e sono rimborsate dal committente, che, in casi di un certo impegno finanziario, è tenuto a fornire anticipi ragionevoli (biglietto ferroviario o aereo, spese alberghiere preventivamente concordate).
Elenco
Con il termine elenco si intende il mezzo di corredo archivistico che descrive un archivio del quale però non ricostruisce, a differenza dell'inventario, l'ordine: può essere analitico, quando dei singoli pezzi (registri e fascicoli comunque condizionati) fornisce una descrizione critica (oggetto e data), oppure di consistenza, quando dei singoli pezzi (registri, volumi, buste) fornisce una descrizione sommaria ricavata da indicazioni esterne.
Nel primo caso viene fornito al committente su supporto cartaceo e, su richiesta e per accordi particolari, su supporto informatico in formato testo da concordare.
Non è destinato, salvo eccezioni, alla pubblicazione a stampa.
Anche nella veste non a stampa, però, è giusto che compaia il nome dell'autore, non solo per un doveroso riconoscimento del lavoro a chi lo ha svolto, ma anche per fornire un'informazione accessoria all'utente, che in caso di dubbi sa a chi rivolgersi per eventuali chiarimenti.
Nel secondo caso viene fornito su supporto cartaceo, salvo accordi in senso contrario con il committente, poiché si tratta di uno strumento operativo che serve soprattutto per programmare spostamenti di materiale e interventi più raffinati.
Il nome dell'autore deve comunque comparire.
L'elenco, a seconda delle situazioni e delle esigenze, può riferirsi sia all'archivio di deposito sia all'archivio c.d. storico.
Con il termine elenco si intende il mezzo di corredo archivistico che descrive un archivio del quale però non ricostruisce, a differenza dell'inventario, l'ordine: può essere analitico, quando dei singoli pezzi (registri e fascicoli comunque condizionati) fornisce una descrizione critica (oggetto e data), oppure di consistenza, quando dei singoli pezzi (registri, volumi, buste) fornisce una descrizione sommaria ricavata da indicazioni esterne.
Nel primo caso viene fornito al committente su supporto cartaceo e, su richiesta e per accordi particolari, su supporto informatico in formato testo da concordare.
Non è destinato, salvo eccezioni, alla pubblicazione a stampa.
Anche nella veste non a stampa, però, è giusto che compaia il nome dell'autore, non solo per un doveroso riconoscimento del lavoro a chi lo ha svolto, ma anche per fornire un'informazione accessoria all'utente, che in caso di dubbi sa a chi rivolgersi per eventuali chiarimenti.
Nel secondo caso viene fornito su supporto cartaceo, salvo accordi in senso contrario con il committente, poiché si tratta di uno strumento operativo che serve soprattutto per programmare spostamenti di materiale e interventi più raffinati.
Il nome dell'autore deve comunque comparire.
L'elenco, a seconda delle situazioni e delle esigenze, può riferirsi sia all'archivio di deposito sia all'archivio c.d. storico.
Guida settoriale
Con il termine guida settoriale si intende il mezzo di corredo archivistico che descrive tutti gli archivi di un certo tipo presenti in un territorio determinato; destinato alla stampa, deve essere composto da un'introduzione, in cui si esplicitano i criteri di individuazione del settore e del territorio presi in esame e si delinea un profilo giuridico e istituzionale dei produttori, dalle schede descrittive dei singoli archivi e dall'indice dei nomi di persone e famiglie, località e istituzioni.
Spesso una guida di questo genere è frutto della collaborazione coordinata di più persone, ognuna delle quali, sotto la direzione scientifica di un coordinatore, redige una scheda.
A parte le responsabilità redazionali del coordinatore, ognuno è responsabile di quanto scrive nella propria scheda, della quale gli deve essere riconosciuta la paternità intellettuale: di solito si usa il sistema di apporre in calce alla scheda la sigla del redattore, debitamente esplicitata in apertura della sezione descrittiva o al termine dell'introduzione.
Il coordinatore scrive l'introduzione e, spesso, compila l'indice, che però può essere anche opera di altra persona, che va citata esplicitamente come autore del medesimo.
Prima di parlare del compenso, per una corretta valutazione del lavoro da parte del committente è bene precisare che chi redige una scheda deve preliminarmente studiare il produttore e la bibliografia specifica che lo riguarda, fare un sopralluogo accurato nella sede o nelle sedi di conservazione dell'archivio e stendere il testo della scheda.
Di solito, una guida settoriale viene commissionata da un soggetto che è intenzionato a pubblicarla a stampa.
Se il committente però non intende assumersi le spese di stampa, l'autore o gli autori della guida possono pubblicarla nelle forme ormai diffuse di riproduzione artigianale equiparabili a tutti gli effetti alle edizioni a stampa o con l'immissione in rete, purché abbiano il consenso dei proprietari degli archivi oggetto della rilevazione.
Con il termine guida settoriale si intende il mezzo di corredo archivistico che descrive tutti gli archivi di un certo tipo presenti in un territorio determinato; destinato alla stampa, deve essere composto da un'introduzione, in cui si esplicitano i criteri di individuazione del settore e del territorio presi in esame e si delinea un profilo giuridico e istituzionale dei produttori, dalle schede descrittive dei singoli archivi e dall'indice dei nomi di persone e famiglie, località e istituzioni.
Spesso una guida di questo genere è frutto della collaborazione coordinata di più persone, ognuna delle quali, sotto la direzione scientifica di un coordinatore, redige una scheda.
A parte le responsabilità redazionali del coordinatore, ognuno è responsabile di quanto scrive nella propria scheda, della quale gli deve essere riconosciuta la paternità intellettuale: di solito si usa il sistema di apporre in calce alla scheda la sigla del redattore, debitamente esplicitata in apertura della sezione descrittiva o al termine dell'introduzione.
Il coordinatore scrive l'introduzione e, spesso, compila l'indice, che però può essere anche opera di altra persona, che va citata esplicitamente come autore del medesimo.
Prima di parlare del compenso, per una corretta valutazione del lavoro da parte del committente è bene precisare che chi redige una scheda deve preliminarmente studiare il produttore e la bibliografia specifica che lo riguarda, fare un sopralluogo accurato nella sede o nelle sedi di conservazione dell'archivio e stendere il testo della scheda.
Di solito, una guida settoriale viene commissionata da un soggetto che è intenzionato a pubblicarla a stampa.
Se il committente però non intende assumersi le spese di stampa, l'autore o gli autori della guida possono pubblicarla nelle forme ormai diffuse di riproduzione artigianale equiparabili a tutti gli effetti alle edizioni a stampa o con l'immissione in rete, purché abbiano il consenso dei proprietari degli archivi oggetto della rilevazione.
Guida tematica
Con il termine guida tematica si intende il mezzo di corredo archivistico che elenca tutto il materiale relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso un intero archivio, una serie, una singola unità archivistica, conservato in una o più sedi.
Se ne può prevedere la stampa oppure può essere solo uno strumento per la ricerca commissionato da uno studioso o da un istituto per programmare studi specifici sul tema indicato.
Nel primo caso, in cui l'archivista ha la paternità e la piena responsabilità scientifica del testo elaborato, bisogna prevedere nel contratto le modalità di cessione dei diritti d'autore. Inoltre, nel caso che il committente non intendesse assumersi le spese di stampa, l'autore o gli autori della guida possono pubblicarla nelle forme ormai diffuse di riproduzione artigianale equiparabili a tutti gli effetti alle edizioni a stampa o con l'immissione in rete, purché abbiano il consenso dei proprietari degli archivi oggetto della rilevazione.
Nel caso di un lavoro al quale collaborino più persone, ad ognuna di essa va riconosciuta la paternità intellettuale della sezione o delle schede da essa curate.
Il lavoro va consegnato su supporto cartaceo e su supporto informatico in formato testo da concordare volta per volta e l'archivista o, nel caso di lavoro con più collaboratori, l'archivista coordinatore si assume l'onere di redazione del testo, che include anche la correzione delle bozze di stampa.
La guida deve comprendere: 1. l'introduzione, nella quale si individua con precisione il tema di ricerca, si fa il punto della situazione storiografica sull'argomento, si espongono i criteri di rilevazio-ne dei dati archivistici; 2. l'elenco del materiale archivistico; 3. l'indice dei nomi di persone e fami-glie, località, istituzioni.
Con il termine guida tematica si intende il mezzo di corredo archivistico che elenca tutto il materiale relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso un intero archivio, una serie, una singola unità archivistica, conservato in una o più sedi.
Se ne può prevedere la stampa oppure può essere solo uno strumento per la ricerca commissionato da uno studioso o da un istituto per programmare studi specifici sul tema indicato.
Nel primo caso, in cui l'archivista ha la paternità e la piena responsabilità scientifica del testo elaborato, bisogna prevedere nel contratto le modalità di cessione dei diritti d'autore. Inoltre, nel caso che il committente non intendesse assumersi le spese di stampa, l'autore o gli autori della guida possono pubblicarla nelle forme ormai diffuse di riproduzione artigianale equiparabili a tutti gli effetti alle edizioni a stampa o con l'immissione in rete, purché abbiano il consenso dei proprietari degli archivi oggetto della rilevazione.
Nel caso di un lavoro al quale collaborino più persone, ad ognuna di essa va riconosciuta la paternità intellettuale della sezione o delle schede da essa curate.
Il lavoro va consegnato su supporto cartaceo e su supporto informatico in formato testo da concordare volta per volta e l'archivista o, nel caso di lavoro con più collaboratori, l'archivista coordinatore si assume l'onere di redazione del testo, che include anche la correzione delle bozze di stampa.
La guida deve comprendere: 1. l'introduzione, nella quale si individua con precisione il tema di ricerca, si fa il punto della situazione storiografica sull'argomento, si espongono i criteri di rilevazio-ne dei dati archivistici; 2. l'elenco del materiale archivistico; 3. l'indice dei nomi di persone e fami-glie, località, istituzioni.
Guida topografica
Con il termine guida topografica si intende il mezzo di corredo che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all'interno di un istituto di conservazione.
La sua realizzazione presuppone che il materiale sia condizionato e, almeno sommariamente, ordinato e individuabile.
La guida topografica si compone di piante dettagliate dei locali di deposito e in indici che dal nome dell'archivio e delle sue suddivisioni interne in serie rinviano alla stanza e allo scaffale ove è collocato il materiale.
Può essere sommaria od analitica, a seconda che elenchi il materiale per serie oppure per pezzo.
Con il termine guida topografica si intende il mezzo di corredo che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all'interno di un istituto di conservazione.
La sua realizzazione presuppone che il materiale sia condizionato e, almeno sommariamente, ordinato e individuabile.
La guida topografica si compone di piante dettagliate dei locali di deposito e in indici che dal nome dell'archivio e delle sue suddivisioni interne in serie rinviano alla stanza e allo scaffale ove è collocato il materiale.
Può essere sommaria od analitica, a seconda che elenchi il materiale per serie oppure per pezzo.
Indice
Con il termine indice si intende l'elenco in ordine alfabetico dei nomi di categorie (persone, famiglie, località, istituzioni, materie, merci, etc.) determinate.
Si può indicizzare un inventario o altro mezzo di corredo, un archivio, una serie, un libro o qualsiasi altra cosa contenga nomi in ordine casuale e comunque diverso da quello alfabetico.
Vengono concettualmente assimilati all'indice la soggettazione, per quanto strumento non strettamente archivistico, e la redazione di prontuari e liste controllate.
Diventa quindi necessario stabilire a priori l'oggetto da indicizzare e le categorie di nomi da rilevare.
Un indice deve essere sempre critico e normalizzato, nel senso che i lemmi criptici devono essere esplicitati e che le varianti, pur indicate per esigenze linguistiche, devono però essere ricondotte al lemma principale.
L'archivista deve fornire l'indice su supporto cartaceo e informatico in formato testo, da concordare volta per volta.
Se il committente desidera che l'indice sia redatto in forma di banca dati, deve fornire all'archivista precisi riferimenti informatici e addivenire ad un accordo supplementare, se richiede interventi aggiustativi dell'archivista su programmi commerciali già disponibili.
Se l'indice viene pubblicato a stampa, la paternità scientifica dell'archivista deve essere riconosciuta ed esplicitata.
Con il termine indice si intende l'elenco in ordine alfabetico dei nomi di categorie (persone, famiglie, località, istituzioni, materie, merci, etc.) determinate.
Si può indicizzare un inventario o altro mezzo di corredo, un archivio, una serie, un libro o qualsiasi altra cosa contenga nomi in ordine casuale e comunque diverso da quello alfabetico.
Vengono concettualmente assimilati all'indice la soggettazione, per quanto strumento non strettamente archivistico, e la redazione di prontuari e liste controllate.
Diventa quindi necessario stabilire a priori l'oggetto da indicizzare e le categorie di nomi da rilevare.
Un indice deve essere sempre critico e normalizzato, nel senso che i lemmi criptici devono essere esplicitati e che le varianti, pur indicate per esigenze linguistiche, devono però essere ricondotte al lemma principale.
L'archivista deve fornire l'indice su supporto cartaceo e informatico in formato testo, da concordare volta per volta.
Se il committente desidera che l'indice sia redatto in forma di banca dati, deve fornire all'archivista precisi riferimenti informatici e addivenire ad un accordo supplementare, se richiede interventi aggiustativi dell'archivista su programmi commerciali già disponibili.
Se l'indice viene pubblicato a stampa, la paternità scientifica dell'archivista deve essere riconosciuta ed esplicitata.
Inventario
Con il termine inventario si intende il mezzo di corredo, redatto al termine di un processo critico di riordinamento di un archivio, il quale descrive più o meno analiticamente la singola unità archivistica.
Deve essere costituito da un'introduzione generale, riguardante la storia del produttore, le vicende e la struttura dell'archivio, le modalità di intervento dell'archivista; da una sezione descrittiva, nella quale le singole unità archivistiche vengono raggruppate in serie, introdotte da opportuni "cappelli""; dall'indice dei nomi di persone e famiglie, località, istituzioni.
Anche l'inventario, come altri mezzi di corredo, può essere sommario o analitico: il livello di analiticità va deciso in base alla consistenza e alla complessità strutturale dell'archivio, alle disponibilità di tempo, di risorse umane e finanziarie.
La scelta del livello di analiticità richiede un'indagine preliminare di tipo scientifico da parte dell'archivista, ma anche di un'analisi delle risorse e degli obiettivi che deve coinvolgere il committente, in quanto implica impegni organizzativi e finanziari differenziati a seconda delle situazioni.
Il livello di analiticità non incide comunque sulla determinazione analitica dei compensi, bensì sul calcolo globale dell'esborso finanziario da parte del committente.
L'inventario riguarda solo la sezione separata , cioè la c.d. porzione storica dell'archivio, in quanto la sezione di deposito, che non ha ancora subito il trattamento di selezione del materiale, contiene documenti che potrebbero anche essere scartati.
L'inventario è solitamente destinato alla pubblicazione a stampa o all'immissione nei circuiti di comunicazione telematica.
Pertanto l'archivista, che si configura come responsabile scientifico dell'opera, ne ha la piena proprietà intellettuale e, di conseguenza, sul piano legale detiene i diritti d'autore.
Se il committente non intende assumersi le spese di stampa, l'archivista può pubblicare l'inventario, anche nelle forme ormai diffuse di riproduzione artigianale equiparabili a tutti gli effetti ad edizioni a stampa o con l'immissione in rete, purché ne ottenga l'autorizzazione dal proprietario dell'archivio.
Quest'ultimo, se sussistono problemi di riservatezza, deve manifestare la sua indisponibilità a rendere pubblico il materiale e il relativo mezzo di corredo prima che l'archivista inizi il lavoro.
La redazione dell'inventario è l'ultima delle tre fasi previste da qualsiasi procedura archivistica: la prima è la schedatura preliminare delle unità archivistiche, la seconda il riordinamento, la terza, appunto, la redazione dell'inventario.
Per agevolare il committente, che a volte trova più comodo procedere per stralci, l'archivista può preventivare di articolare, anche per gli aspetti retributivi, il suo lavoro in tre fasi successive.
L'importante è chiarire che le tre fasi sono indissolubilmente legate e che il committente non può interrompere il contratto dopo, ad esempio, la prima fase, in quanto non può usare il materiale prodotto dall'archivista, che essenzialmente materiale di lavoro personale e non destinato alla consultazione pubblica.
Perciò le schede preliminari dovranno essere mostrate al committente per provare il lavoro svolto e quantificare con precisione il compenso, ma resteranno di proprietà dell'archivista.
Con il termine inventario si intende il mezzo di corredo, redatto al termine di un processo critico di riordinamento di un archivio, il quale descrive più o meno analiticamente la singola unità archivistica.
Deve essere costituito da un'introduzione generale, riguardante la storia del produttore, le vicende e la struttura dell'archivio, le modalità di intervento dell'archivista; da una sezione descrittiva, nella quale le singole unità archivistiche vengono raggruppate in serie, introdotte da opportuni "cappelli""; dall'indice dei nomi di persone e famiglie, località, istituzioni.
Anche l'inventario, come altri mezzi di corredo, può essere sommario o analitico: il livello di analiticità va deciso in base alla consistenza e alla complessità strutturale dell'archivio, alle disponibilità di tempo, di risorse umane e finanziarie.
La scelta del livello di analiticità richiede un'indagine preliminare di tipo scientifico da parte dell'archivista, ma anche di un'analisi delle risorse e degli obiettivi che deve coinvolgere il committente, in quanto implica impegni organizzativi e finanziari differenziati a seconda delle situazioni.
Il livello di analiticità non incide comunque sulla determinazione analitica dei compensi, bensì sul calcolo globale dell'esborso finanziario da parte del committente.
L'inventario riguarda solo la sezione separata , cioè la c.d. porzione storica dell'archivio, in quanto la sezione di deposito, che non ha ancora subito il trattamento di selezione del materiale, contiene documenti che potrebbero anche essere scartati.
L'inventario è solitamente destinato alla pubblicazione a stampa o all'immissione nei circuiti di comunicazione telematica.
Pertanto l'archivista, che si configura come responsabile scientifico dell'opera, ne ha la piena proprietà intellettuale e, di conseguenza, sul piano legale detiene i diritti d'autore.
Se il committente non intende assumersi le spese di stampa, l'archivista può pubblicare l'inventario, anche nelle forme ormai diffuse di riproduzione artigianale equiparabili a tutti gli effetti ad edizioni a stampa o con l'immissione in rete, purché ne ottenga l'autorizzazione dal proprietario dell'archivio.
Quest'ultimo, se sussistono problemi di riservatezza, deve manifestare la sua indisponibilità a rendere pubblico il materiale e il relativo mezzo di corredo prima che l'archivista inizi il lavoro.
La redazione dell'inventario è l'ultima delle tre fasi previste da qualsiasi procedura archivistica: la prima è la schedatura preliminare delle unità archivistiche, la seconda il riordinamento, la terza, appunto, la redazione dell'inventario.
Per agevolare il committente, che a volte trova più comodo procedere per stralci, l'archivista può preventivare di articolare, anche per gli aspetti retributivi, il suo lavoro in tre fasi successive.
L'importante è chiarire che le tre fasi sono indissolubilmente legate e che il committente non può interrompere il contratto dopo, ad esempio, la prima fase, in quanto non può usare il materiale prodotto dall'archivista, che essenzialmente materiale di lavoro personale e non destinato alla consultazione pubblica.
Perciò le schede preliminari dovranno essere mostrate al committente per provare il lavoro svolto e quantificare con precisione il compenso, ma resteranno di proprietà dell'archivista.
Massimario di scarto e conservazione
Con il termine massimario di scarto e conservazione si intende l'elenco, per ognuna delle tipologie di documenti che compaiono in un determinato archivio, dei termini di conservazione; è coordinato con il titolario di classificazione, del quale costituisce parte integrante.
L'opera dell'archivista si concretizza in una rigorosa analisi delle tipologie dei documenti, realizzata anche per mezzo dell'intervista al personale, descritte nell'ordine indicato nel titolario di classificazione, con la precisazione del tempo di conservazione e di scarto stimato in mesi ed anni.
Il lavoro di redazione del massimario di scarto e conservazione si apre con una breve introduzione del lavoro di analisi svolto e si conclude con un indice alfabetico ed un indice per gradi divisionali gerarchici delle tipologie dei documenti e dei rispettivi tempi di conservazione e di scarto.
Con il termine massimario di scarto e conservazione si intende l'elenco, per ognuna delle tipologie di documenti che compaiono in un determinato archivio, dei termini di conservazione; è coordinato con il titolario di classificazione, del quale costituisce parte integrante.
L'opera dell'archivista si concretizza in una rigorosa analisi delle tipologie dei documenti, realizzata anche per mezzo dell'intervista al personale, descritte nell'ordine indicato nel titolario di classificazione, con la precisazione del tempo di conservazione e di scarto stimato in mesi ed anni.
Il lavoro di redazione del massimario di scarto e conservazione si apre con una breve introduzione del lavoro di analisi svolto e si conclude con un indice alfabetico ed un indice per gradi divisionali gerarchici delle tipologie dei documenti e dei rispettivi tempi di conservazione e di scarto.
Operazioni di spolveratura di materiale archivistico
Per spolveratura di un archivio si intende una serie di operazioni volte a rimuovere, dai documenti e dagli ambienti di conservazione, la polvere che vi si è depositata e tutto ciò di cui essa può essere veicolo.
La spolveratura del materiale archivistico e l'accurata pulizia dei locali di conservazione consentono di prevenire i danni causati dalla polvere che si deposita sugli oggetti a seguito di correnti d'aria in movimento, sovrapponendosi in strati successivi, e che ha una composizione molto eterogenea e variabile, a seconda dell'ubicazione degli archivi e in base alla stagione.
Si possono prevedere due tipi di intervento: uno ordinario e periodico (biennale) che non prevede il prelevamento del materiale dalle scaffalature e che può essere eseguito dal personale stesso dell'archivio, e un altro straordinario ad ampio raggio, che coinvolge tutto il materiale documentario, i relativi ambienti di conservazione e le scaffalature e che può essere effettuato sia manualmente, se il materiale lo necessita, sia tramite idonee attrezzature semi-automatizzate.
Per spolveratura di un archivio si intende una serie di operazioni volte a rimuovere, dai documenti e dagli ambienti di conservazione, la polvere che vi si è depositata e tutto ciò di cui essa può essere veicolo.
La spolveratura del materiale archivistico e l'accurata pulizia dei locali di conservazione consentono di prevenire i danni causati dalla polvere che si deposita sugli oggetti a seguito di correnti d'aria in movimento, sovrapponendosi in strati successivi, e che ha una composizione molto eterogenea e variabile, a seconda dell'ubicazione degli archivi e in base alla stagione.
Si possono prevedere due tipi di intervento: uno ordinario e periodico (biennale) che non prevede il prelevamento del materiale dalle scaffalature e che può essere eseguito dal personale stesso dell'archivio, e un altro straordinario ad ampio raggio, che coinvolge tutto il materiale documentario, i relativi ambienti di conservazione e le scaffalature e che può essere effettuato sia manualmente, se il materiale lo necessita, sia tramite idonee attrezzature semi-automatizzate.
Organizzazione del servizio di protocollo e dell'archivio corrente (records management)
Con l'espressione organizzazione del servizio di protocollo e dell'archivio corrente si intende l'opera di consulenza svolta da un archivista per conto di un ente o di un privato per consentire un corretto ed efficiente funzionamento del servizio di registratura e di archiviazione nella prima fase di vita di un archivio.
Poiché si è ripetutamente verificato sul campo che per essere efficace l'opera dell'archivista deve integrarsi con l'organizzazione generale del produttore dell'archivio e si deve instaurare il naturale clima di simbiosi tra uffici diversi dell'ente o del privato dal quale è chiamato, la presenza dell'archi-vista deve avere carattere di continuità e deve essere recepita da chi lavora nell'ente o nella struttura privata come paritetica.
Perciò bisogna prevedere che l'archivista viva all'interno della struttura che ha richiesto la consulenza per un certo periodo che va calcolato in mesi.
Nel contratto di fornitura della consulenza il committente e l'archivista devono specificare quanti mesi di lavoro necessitano per stabilire su base scientifica e sperimentale la reale attività del produttore, i flussi della documentazione, le necessità di organizzazione dei documenti.
L'opera dell'archivista dovrà consistere nello stabilire, se già non esiste, un titolario oppure nell'adeguare quello esistente alle esigenze del produttore specifico e nell'addestrare il personale dell'ente o della struttura privata a gestire l'archivio nella sua fase corrente, in modo che dopo di lui il funzionamento di tale servizio sia garantito.
Si deve pertanto prevedere l'assegnazione di una consulenza a tempo determinato, quantificata in mesi, dell'archivista, che deve essere di livello direttivo o dirigenziale, in modo da avere la capacità contrattuale nei confronti dei vertici dell'ente o della struttura privata, indispensabile per assicurare al servizio archivistico la giusta considerazione all'interno delle logiche organizzative dell'ente o della struttura privata.
Con l'espressione organizzazione del servizio di protocollo e dell'archivio corrente si intende l'opera di consulenza svolta da un archivista per conto di un ente o di un privato per consentire un corretto ed efficiente funzionamento del servizio di registratura e di archiviazione nella prima fase di vita di un archivio.
Poiché si è ripetutamente verificato sul campo che per essere efficace l'opera dell'archivista deve integrarsi con l'organizzazione generale del produttore dell'archivio e si deve instaurare il naturale clima di simbiosi tra uffici diversi dell'ente o del privato dal quale è chiamato, la presenza dell'archi-vista deve avere carattere di continuità e deve essere recepita da chi lavora nell'ente o nella struttura privata come paritetica.
Perciò bisogna prevedere che l'archivista viva all'interno della struttura che ha richiesto la consulenza per un certo periodo che va calcolato in mesi.
Nel contratto di fornitura della consulenza il committente e l'archivista devono specificare quanti mesi di lavoro necessitano per stabilire su base scientifica e sperimentale la reale attività del produttore, i flussi della documentazione, le necessità di organizzazione dei documenti.
L'opera dell'archivista dovrà consistere nello stabilire, se già non esiste, un titolario oppure nell'adeguare quello esistente alle esigenze del produttore specifico e nell'addestrare il personale dell'ente o della struttura privata a gestire l'archivio nella sua fase corrente, in modo che dopo di lui il funzionamento di tale servizio sia garantito.
Si deve pertanto prevedere l'assegnazione di una consulenza a tempo determinato, quantificata in mesi, dell'archivista, che deve essere di livello direttivo o dirigenziale, in modo da avere la capacità contrattuale nei confronti dei vertici dell'ente o della struttura privata, indispensabile per assicurare al servizio archivistico la giusta considerazione all'interno delle logiche organizzative dell'ente o della struttura privata.
Perizia di stima
Con il termine perizia di stima si intende la valutazione in termini monetari che l'archivista dà di un bene archivistico.
L'opera dell'archivista si concretizza in un'articolata relazione scritta stesa dopo una serie di sopralluoghi sull'archivio o sui singoli documenti da esaminare.
Nella relazione l'archivista dovrà prima di tutto individuare il bene oggetto di stima, indicarne la sede di conservazione, elencare le date in cui ha effettuato i sopralluoghi e la durata dei medesimi.
Poi dovrà descrivere il bene in modo analitico e fornire una stima motivata dei singoli pezzi e/o del complesso nel suo insieme, dopo aver illustrato la natura e le vicende del produttore.
In pratica la stima richiede che dell'archivio si fornisca almeno un elenco, che ne quantifichi anche la consistenza.
Con il termine perizia di stima si intende la valutazione in termini monetari che l'archivista dà di un bene archivistico.
L'opera dell'archivista si concretizza in un'articolata relazione scritta stesa dopo una serie di sopralluoghi sull'archivio o sui singoli documenti da esaminare.
Nella relazione l'archivista dovrà prima di tutto individuare il bene oggetto di stima, indicarne la sede di conservazione, elencare le date in cui ha effettuato i sopralluoghi e la durata dei medesimi.
Poi dovrà descrivere il bene in modo analitico e fornire una stima motivata dei singoli pezzi e/o del complesso nel suo insieme, dopo aver illustrato la natura e le vicende del produttore.
In pratica la stima richiede che dell'archivio si fornisca almeno un elenco, che ne quantifichi anche la consistenza.
Progetto
Con il termine progetto si intende l'opera di un archivista chiamato da un committente per formulare nel piano generale e nei dettagli il progetto di un lavoro archivistico.
Il committente può chiedere a una sola persona oppure a più persone contemporaneamente di presentare il progetto su un determinato tema.
In tal caso, ogni archivista interpellato lavora al progetto a suo rischio, nel senso che gli verranno unicamente rimborsate le spese documentate e strettamente attinenti alla realizzazione del progetto, mentre il compenso della sua opera gli verrà conferito solo in caso di approvazione del progetto stesso.
Nel caso poi che l'archivista sia lui stesso a prendere l'iniziativa e a sottoporre un progetto a un soggetto eventualmente interessato alla sua realizzazione, il rischio è totalmente a carico del proponente.
Una volta approvato un progetto, il committente è obbligato ad affidare la direzione scientifica dei lavori al proponente, salvo diversa volontà del medesimo, esplicitamente espressa.
Il progetto deve recare un titolo e deve indicare gli obiettivi che si prefigge, gli impegni di spesa per il committente, il numero delle persone necessarie per realizzarlo e i profili scientifici richiesti ai singoli collaboratori, i tempi di realizzazione, il prodotto finale dell'operazione.
Eventuali modifiche richieste dal committente dopo l'esame del progetto originale vanno concordate con l'archivista, fatta salva la sua libertà di ricerca.
Nel caso non si giungesse ad un accordo, il committente è tenuto per correttezza a non utilizzare le idee e il materiale di lavoro dell'archivista.
Con il termine progetto si intende l'opera di un archivista chiamato da un committente per formulare nel piano generale e nei dettagli il progetto di un lavoro archivistico.
Il committente può chiedere a una sola persona oppure a più persone contemporaneamente di presentare il progetto su un determinato tema.
In tal caso, ogni archivista interpellato lavora al progetto a suo rischio, nel senso che gli verranno unicamente rimborsate le spese documentate e strettamente attinenti alla realizzazione del progetto, mentre il compenso della sua opera gli verrà conferito solo in caso di approvazione del progetto stesso.
Nel caso poi che l'archivista sia lui stesso a prendere l'iniziativa e a sottoporre un progetto a un soggetto eventualmente interessato alla sua realizzazione, il rischio è totalmente a carico del proponente.
Una volta approvato un progetto, il committente è obbligato ad affidare la direzione scientifica dei lavori al proponente, salvo diversa volontà del medesimo, esplicitamente espressa.
Il progetto deve recare un titolo e deve indicare gli obiettivi che si prefigge, gli impegni di spesa per il committente, il numero delle persone necessarie per realizzarlo e i profili scientifici richiesti ai singoli collaboratori, i tempi di realizzazione, il prodotto finale dell'operazione.
Eventuali modifiche richieste dal committente dopo l'esame del progetto originale vanno concordate con l'archivista, fatta salva la sua libertà di ricerca.
Nel caso non si giungesse ad un accordo, il committente è tenuto per correttezza a non utilizzare le idee e il materiale di lavoro dell'archivista.
Regesto
Con il termine regesto si intende la descrizione critica dell'azione giuridica, degli attori, della datazione cronica e topica dell'oggetto del negozio giuridico di un documento.
Il regesto può essere destinato alla consultazione e alla ricerca del committente oppure alla pubblicazione. Nel primo caso è fornito su supporto cartaceo; nel secondo anche su supporto informatico in formato testo, da concordare volta per volta.
Nel primo caso ci si adegua a quanto previsto per la trascrizione; nel secondo a quanto previsto per l'edizione critica.
Talvolta, invece della tradizionale forma di regesto, può essere richiesta o preferita una schedatura sistematica di un gruppo di documenti, che può assumere anche l'aspetto di una banca dati (si veda pertanto la voce "Utilizzo di supporto informatico").
In altri casi il committente può richiedere, invece del classico regesto, lo spoglio di documenti complessi, ad esempio verbali di consigli oppure processi.
Il lavoro viene effettuato sugli originali, segnalati dal committente, o su idonea riproduzione fornita dal committente.
Se invece l'archivista deve anche effettuare la ricerca dei documenti, in base a un'indicazione tematica suggerita dal committente, questa va ricompensata in forma aggiuntiva (si veda la voce "Ricerca").
Con il termine regesto si intende la descrizione critica dell'azione giuridica, degli attori, della datazione cronica e topica dell'oggetto del negozio giuridico di un documento.
Il regesto può essere destinato alla consultazione e alla ricerca del committente oppure alla pubblicazione. Nel primo caso è fornito su supporto cartaceo; nel secondo anche su supporto informatico in formato testo, da concordare volta per volta.
Nel primo caso ci si adegua a quanto previsto per la trascrizione; nel secondo a quanto previsto per l'edizione critica.
Talvolta, invece della tradizionale forma di regesto, può essere richiesta o preferita una schedatura sistematica di un gruppo di documenti, che può assumere anche l'aspetto di una banca dati (si veda pertanto la voce "Utilizzo di supporto informatico").
In altri casi il committente può richiedere, invece del classico regesto, lo spoglio di documenti complessi, ad esempio verbali di consigli oppure processi.
Il lavoro viene effettuato sugli originali, segnalati dal committente, o su idonea riproduzione fornita dal committente.
Se invece l'archivista deve anche effettuare la ricerca dei documenti, in base a un'indicazione tematica suggerita dal committente, questa va ricompensata in forma aggiuntiva (si veda la voce "Ricerca").
Restauro: incombenze dell'archivista
Le operazioni tecniche del restauro vero e proprio spettano a personale specializzato, che ha conseguito una preparazione specifica presso gli appositi centri riconosciuti dal Ministero per i beni culturali e ambientali.
L'archivista è però chiamato ad affiancare il tecnico in alcune operazioni, che solitamente vengono svolte da dipendenti del Ministero, ma che talvolta sono richieste anche ai c.d. liberi professionisti.
L'archivista difatti, avendo dimestichezza con il materiale documentario, segnala i pezzi deteriorati da restaurare o da rilegare, ne stende apposito elenco indicando il tipo di danno riscontrato, interpella i tecnici accreditati e ne acquisisce le diagnosi e i preventivi, cura le pratiche amministrative connesse all'eventuale trasporto dei pezzi presso i laboratori, predispone le pratiche assicurative, controlla l'esecuzione degli interventi tecnici, accertandosi in particolare che il laboratorio usi procedure appropriate, materiali innocui e reversibili, che, in caso di smontaggio di registri e volumi, effettui il rimontaggio secondo l'ordine originario o secondo quello indicato dall'archivista, quando si tratti di rimediare a legature errate del passato, e soprattutto che nella sostituzione o integrazione di parti danneggiate non perda o rovini importanti elementi cognitivi (antiche segnature e note archivistiche in qualsiasi forma apposte).
Una volta terminato il restauro, l'archivista cura la ricollocazione del pezzo nella posizione da esso occupata all'interno dell'archivio, prepara le pratiche per la liquidazione del laboratorio e si assicura che il fascicolo relativo all'intervento del restauro sia correttamente riposto nell'archivio del proprietario dell'archivio.
Le operazioni tecniche del restauro vero e proprio spettano a personale specializzato, che ha conseguito una preparazione specifica presso gli appositi centri riconosciuti dal Ministero per i beni culturali e ambientali.
L'archivista è però chiamato ad affiancare il tecnico in alcune operazioni, che solitamente vengono svolte da dipendenti del Ministero, ma che talvolta sono richieste anche ai c.d. liberi professionisti.
L'archivista difatti, avendo dimestichezza con il materiale documentario, segnala i pezzi deteriorati da restaurare o da rilegare, ne stende apposito elenco indicando il tipo di danno riscontrato, interpella i tecnici accreditati e ne acquisisce le diagnosi e i preventivi, cura le pratiche amministrative connesse all'eventuale trasporto dei pezzi presso i laboratori, predispone le pratiche assicurative, controlla l'esecuzione degli interventi tecnici, accertandosi in particolare che il laboratorio usi procedure appropriate, materiali innocui e reversibili, che, in caso di smontaggio di registri e volumi, effettui il rimontaggio secondo l'ordine originario o secondo quello indicato dall'archivista, quando si tratti di rimediare a legature errate del passato, e soprattutto che nella sostituzione o integrazione di parti danneggiate non perda o rovini importanti elementi cognitivi (antiche segnature e note archivistiche in qualsiasi forma apposte).
Una volta terminato il restauro, l'archivista cura la ricollocazione del pezzo nella posizione da esso occupata all'interno dell'archivio, prepara le pratiche per la liquidazione del laboratorio e si assicura che il fascicolo relativo all'intervento del restauro sia correttamente riposto nell'archivio del proprietario dell'archivio.
Ricerca archivistica tematica
Con l'espressione ricerca archivistica tematica si intende la ricerca che l'archivista, secondo le sue personali conoscenze, conduce su documenti inediti relativi al tema indicatogli dal committente.
Come ben sa chi è attivo in questo settore, la ricerca non è mai casuale, ma sfrutta tutte quelle nozioni di storia istituzionale che stanno alla base della formazione degli archivi. L'archivista sa quindi quali archivi consultare e quali pezzi guardare.
Nonostante tutto però la ricerca può essere infruttuosa.
Il lavoro dell'archivista va valutato in base non alle notizie trovate ma all'esaustività della ricerca e alla correttezza della procedura di ricerca.
Altrettanto fruttuoso per il committente può essere l'esito negativo, se puntualmente segnalato e inquadrato in un fondato progetto di ricerca.
Perciò l'archivista dovrà render conto al committente del percorso di ricerca, illustrando i criteri scelti, elencando i pezzi consultati e registrando le notizie ricavate.
Si precisa ancora che la ricerca può essere condotta direttamente su documenti d'archivio oppure su mezzi di corredo, qualora questi ultimi assicurino un'attendibilità compatibile con il livello di analiticità richiesto dalla ricerca stessa.
Con l'espressione ricerca archivistica tematica si intende la ricerca che l'archivista, secondo le sue personali conoscenze, conduce su documenti inediti relativi al tema indicatogli dal committente.
Come ben sa chi è attivo in questo settore, la ricerca non è mai casuale, ma sfrutta tutte quelle nozioni di storia istituzionale che stanno alla base della formazione degli archivi. L'archivista sa quindi quali archivi consultare e quali pezzi guardare.
Nonostante tutto però la ricerca può essere infruttuosa.
Il lavoro dell'archivista va valutato in base non alle notizie trovate ma all'esaustività della ricerca e alla correttezza della procedura di ricerca.
Altrettanto fruttuoso per il committente può essere l'esito negativo, se puntualmente segnalato e inquadrato in un fondato progetto di ricerca.
Perciò l'archivista dovrà render conto al committente del percorso di ricerca, illustrando i criteri scelti, elencando i pezzi consultati e registrando le notizie ricavate.
Si precisa ancora che la ricerca può essere condotta direttamente su documenti d'archivio oppure su mezzi di corredo, qualora questi ultimi assicurino un'attendibilità compatibile con il livello di analiticità richiesto dalla ricerca stessa.
Riordinamento
Il riordinamento di un archivio è stato analizzato all'interno della voce "Inventario", alla quale si rinvia, in quanto trattasi di operazione preliminare all'inventariazione.
Talvolta però viene richiesto all'archivista di procedere al riordinamento, magari sommario, di un archivio o di una porzione d'archivio, del quale non si intende programmare l'inventariazione, ad esempio l'archivio di deposito, che serve al produttore per lo svolgimento della sua attività, ma per il quale la legge non prescrive l'inventario.
In questo caso l'archivista può effettuare un riordinamento che consenta soprattutto di utilizzare i mezzi di corredo coevi realizzati dal produttore.
Al termine del lavoro l''archivista presenterà al committente una relazione, nella quale illustrerà i criteri seguiti per il riordinamento, la struttura dell'archivio, il funzionamento dei mezzi di corredo.
Il riordinamento di un archivio è stato analizzato all'interno della voce "Inventario", alla quale si rinvia, in quanto trattasi di operazione preliminare all'inventariazione.
Talvolta però viene richiesto all'archivista di procedere al riordinamento, magari sommario, di un archivio o di una porzione d'archivio, del quale non si intende programmare l'inventariazione, ad esempio l'archivio di deposito, che serve al produttore per lo svolgimento della sua attività, ma per il quale la legge non prescrive l'inventario.
In questo caso l'archivista può effettuare un riordinamento che consenta soprattutto di utilizzare i mezzi di corredo coevi realizzati dal produttore.
Al termine del lavoro l''archivista presenterà al committente una relazione, nella quale illustrerà i criteri seguiti per il riordinamento, la struttura dell'archivio, il funzionamento dei mezzi di corredo.
Sicurezza in archivio
Il decreto legislativo 626/94 pone in primo piano il problema della sicurezza e della salute della persona sul luogo di lavoro. Nel nostro caso, proprio l'archivio rientra nei luoghi di lavoro a cui si applica il decreto suddetto.
Vengono illustrati gli aspetti giuridici in materia di tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro, i principali fattori di rischio e misure di prevenzione e protezione, gli orientamenti CEE riguardo la valutazione dei rischi sul lavoro, la prevenzione degli incendi in ambito archivistico, il piano di emergenza, la segnaletica e l'illuminazione.
Il decreto legislativo 626/94 pone in primo piano il problema della sicurezza e della salute della persona sul luogo di lavoro. Nel nostro caso, proprio l'archivio rientra nei luoghi di lavoro a cui si applica il decreto suddetto.
Vengono illustrati gli aspetti giuridici in materia di tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro, i principali fattori di rischio e misure di prevenzione e protezione, gli orientamenti CEE riguardo la valutazione dei rischi sul lavoro, la prevenzione degli incendi in ambito archivistico, il piano di emergenza, la segnaletica e l'illuminazione.
Selezione e scarto
Con i due collegati termini di selezione e scarto si intendono tutte le operazioni di cernita critica del materiale archivistico tese a individuare i documenti destinati alla conservazione perpetua e a predisporre gli elenchi del materiale archivistico ritenuto superfluo e destinato alla eliminazione fisica.
Tali operazioni si compiono sull'archivio di deposito, prima che il materiale venga versato agli Archivi di Stato, nel caso di uffici statali, oppure transitati nella c.d. sezione separata, nel caso di enti pubblici, o nell'archivio storico, nel caso di privati.
Presuppongono che l'archivio sia ordinato e che siano noti i meccanismi di formazione e di stratificazione delle carte, in quanto si verifica correntemente che anche in archivi pubblici, che dovrebbero essere stati organizzati sulla scorta del titolario e per i quali dovrebbe essere applicabile il massimario di scarto, particolari abitudini burocratiche, derivanti da una organizzazione non allineata con la norma, creano vincoli tali tra le carte che rendono impossibile l'applicazione acritica del massimario di scarto.
L'archivista, al termine delle operazioni di cernita critica del materiale, deve compilare un elenco di pezzi dei quali propone lo scartoche serve all'ente committente per deliberare l'eliminazione ed acquisire le autorizzazioni prescritte dalla legge.
L'elenco deve contenere il numero dei pezzi che si intendono scartare, la loro descrizione sommaria, gli estremi cronologici, il peso, i motivi per cui si propone lo scarto.
Inoltre l'archivista deve assicurare la sua presenza vigile alle operazioni di prelievo del materiale da parte degli addetti al trasporto del materiale da scartare.
Con i due collegati termini di selezione e scarto si intendono tutte le operazioni di cernita critica del materiale archivistico tese a individuare i documenti destinati alla conservazione perpetua e a predisporre gli elenchi del materiale archivistico ritenuto superfluo e destinato alla eliminazione fisica.
Tali operazioni si compiono sull'archivio di deposito, prima che il materiale venga versato agli Archivi di Stato, nel caso di uffici statali, oppure transitati nella c.d. sezione separata, nel caso di enti pubblici, o nell'archivio storico, nel caso di privati.
Presuppongono che l'archivio sia ordinato e che siano noti i meccanismi di formazione e di stratificazione delle carte, in quanto si verifica correntemente che anche in archivi pubblici, che dovrebbero essere stati organizzati sulla scorta del titolario e per i quali dovrebbe essere applicabile il massimario di scarto, particolari abitudini burocratiche, derivanti da una organizzazione non allineata con la norma, creano vincoli tali tra le carte che rendono impossibile l'applicazione acritica del massimario di scarto.
L'archivista, al termine delle operazioni di cernita critica del materiale, deve compilare un elenco di pezzi dei quali propone lo scartoche serve all'ente committente per deliberare l'eliminazione ed acquisire le autorizzazioni prescritte dalla legge.
L'elenco deve contenere il numero dei pezzi che si intendono scartare, la loro descrizione sommaria, gli estremi cronologici, il peso, i motivi per cui si propone lo scarto.
Inoltre l'archivista deve assicurare la sua presenza vigile alle operazioni di prelievo del materiale da parte degli addetti al trasporto del materiale da scartare.
Studio di fattibilità
Con il termine studio di fattibilità si intende la valutazione critica che l'archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi che ci si propone e i mezzi disponibili.
L'opera dell'archivista si concretizza in una relazione scritta, nella quale analizza la proposta di lavoro avanzata dal committente in rapporto agli obiettivi, alle condizioni ambientali, ai vincoli normativi e ai mezzi finanziari, umani e tecnici messi a disposizione; avanza critiche e proposte.
Tale consulenza differisce dal "progetto" (voce alla quale si rinvia) perché l'archivista in questo caso non deve proporre e pensare un intervento archivistico, ma deve solo valutare una proposta già formulata nei suoi dettagli concreti dal committente.
Con il termine studio di fattibilità si intende la valutazione critica che l'archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi che ci si propone e i mezzi disponibili.
L'opera dell'archivista si concretizza in una relazione scritta, nella quale analizza la proposta di lavoro avanzata dal committente in rapporto agli obiettivi, alle condizioni ambientali, ai vincoli normativi e ai mezzi finanziari, umani e tecnici messi a disposizione; avanza critiche e proposte.
Tale consulenza differisce dal "progetto" (voce alla quale si rinvia) perché l'archivista in questo caso non deve proporre e pensare un intervento archivistico, ma deve solo valutare una proposta già formulata nei suoi dettagli concreti dal committente.
Titolario di classificazione
Con il termine titolario di classificazione si intende il quadro alfanumerico di riferimento per l'archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.
L'opera dell'archivista, chiamato a predisporre il titolario, si concretizza in una rigorosa analisi delle funzioni dell'ente produttore, realizzata anche per mezzo dell'intervista al personale, al fine di individuare, specie nella pubblica amministrazione, quelle raggruppabili per aree omogenee e determinare un'organizzazione a monte dei flussi documentari.
Nel termine redazione è contemplata anche la revisione, l'integrazione, la modifica e l'aggiornamento del titolario di classificazione (o di qualsiasi altro sistema di classificazione in uso).
Il lavoro di redazione del titolario di classificazione si apre con una breve introduzione del lavoro di analisi svolto, prosegue con la fase descrittiva dei gradi divisionali gerarchici di classificazione (titolo, classe ed eventualmente - in caso di funzioni particolarmente complesse - sottoclasse, categoria e sottocategoria) e si conclude con un indice alfabetico ed un indice per gradi divisionali gerarchici delle funzioni e delle tipologie dei documenti.
Con il termine titolario di classificazione si intende il quadro alfanumerico di riferimento per l'archiviazione, la conservazione e la individuazione dei documenti.
L'opera dell'archivista, chiamato a predisporre il titolario, si concretizza in una rigorosa analisi delle funzioni dell'ente produttore, realizzata anche per mezzo dell'intervista al personale, al fine di individuare, specie nella pubblica amministrazione, quelle raggruppabili per aree omogenee e determinare un'organizzazione a monte dei flussi documentari.
Nel termine redazione è contemplata anche la revisione, l'integrazione, la modifica e l'aggiornamento del titolario di classificazione (o di qualsiasi altro sistema di classificazione in uso).
Il lavoro di redazione del titolario di classificazione si apre con una breve introduzione del lavoro di analisi svolto, prosegue con la fase descrittiva dei gradi divisionali gerarchici di classificazione (titolo, classe ed eventualmente - in caso di funzioni particolarmente complesse - sottoclasse, categoria e sottocategoria) e si conclude con un indice alfabetico ed un indice per gradi divisionali gerarchici delle funzioni e delle tipologie dei documenti.
Trascrizione
Con il termine trascrizione si intende la traslitterazione in caratteri d'uso di testi scritti in antiche grafie, condotta secondo gli standards europei.
La trascrizione viene fornita su supporto cartaceo e/o su supporto informatico in formato testo da concordare.
Si intende che venga utilizzata come materiale di studio e non come base di partenza per la pubblicazione a stampa, per la quale si deve parlare piuttosto di edizione critica.
Se il committente decide di pubblicarla, deve addivenire ad accordi aggiuntivi con l'archivista, al quale va co-munque riconosciuta la paternità scientifica del lavoro.
La trascrizione verrà effettuata sugli originali, segnalati dal committente, oppure su adeguata riproduzione fornita dal committente.
In caso di esecuzione su originale, la segnalazione del pezzo spetta al committente e non deve presupporre alcuna ricerca da parte dell'archivista.
Eventuali spese di viaggio e di soggiorno dell'archivista nelle sedi di conservazione del materiale da trascrivere, preventivamente concordate, devono essere documentate e sono rimborsate dal committente, che, in casi di un certo impegno finanziario, è tenuto a fornire anticipi ragionevoli (biglietto ferroviario o aereo, spese alberghiere).
Con il termine trascrizione si intende la traslitterazione in caratteri d'uso di testi scritti in antiche grafie, condotta secondo gli standards europei.
La trascrizione viene fornita su supporto cartaceo e/o su supporto informatico in formato testo da concordare.
Si intende che venga utilizzata come materiale di studio e non come base di partenza per la pubblicazione a stampa, per la quale si deve parlare piuttosto di edizione critica.
Se il committente decide di pubblicarla, deve addivenire ad accordi aggiuntivi con l'archivista, al quale va co-munque riconosciuta la paternità scientifica del lavoro.
La trascrizione verrà effettuata sugli originali, segnalati dal committente, oppure su adeguata riproduzione fornita dal committente.
In caso di esecuzione su originale, la segnalazione del pezzo spetta al committente e non deve presupporre alcuna ricerca da parte dell'archivista.
Eventuali spese di viaggio e di soggiorno dell'archivista nelle sedi di conservazione del materiale da trascrivere, preventivamente concordate, devono essere documentate e sono rimborsate dal committente, che, in casi di un certo impegno finanziario, è tenuto a fornire anticipi ragionevoli (biglietto ferroviario o aereo, spese alberghiere).
Utilizzo di supporto informatico (data entry)
Con il termine utilizzo di supporto informatico (data entry) si intende l'immissione in un sistema informatico di dati informativi già disponibili, secondo quanto stabilito da uno specifico progetto.
Si intende che il committente è tenuto a fornire all'archivista un applicativo già testato; qualora il sistema informatico si riveli bisognoso di verifiche sul campo e ulteriore messa a punto, il lavoro dell'archivista si deve configurare come "Collaborazione archivistica alla realizzazione di un sistema informatico", voce alla quale si rinvia.
Si tratta in sostanza di sostituire il tradizionale supporto cartaceo dei mezzi di corredo archivistici con i supporti informatici.
Con il termine utilizzo di supporto informatico (data entry) si intende l'immissione in un sistema informatico di dati informativi già disponibili, secondo quanto stabilito da uno specifico progetto.
Si intende che il committente è tenuto a fornire all'archivista un applicativo già testato; qualora il sistema informatico si riveli bisognoso di verifiche sul campo e ulteriore messa a punto, il lavoro dell'archivista si deve configurare come "Collaborazione archivistica alla realizzazione di un sistema informatico", voce alla quale si rinvia.
Si tratta in sostanza di sostituire il tradizionale supporto cartaceo dei mezzi di corredo archivistici con i supporti informatici.
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Archives Project
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